Privacybeleid

Privacy Statement – per 01-01-2020

Algemeen

Op 25 mei 2018 is de Europese Privacy Verordening (ook wel de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en General Data Protection Regulation (GDPR)) in werking getreden.

Dit document beoogt de implementatie en naleving van deze regelgeving te waarborgen voor Commedia.

Plaats binnen de vereniging

Privacy – en gegevensbescherming heeft de hoogste aandacht van het bestuur.
Het bestuur ontwikkelt beleid en handelt hier ook na.

DPIA

De AVG geeft aan dat een Data protection impact assessment (DPIA) dient te worden uitgevoerd als onze vereniging:

  • systematisch en uitvoerig persoonlijke aspecten evalueert, waaronder profiling
    (beoordelen van mensen op basis van persoonskenmerken);
  • op grote schaal en systematisch mensen volgt in een publiek toegankelijk gebied (bijvoorbeeld met cameratoezicht).
  • op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerkt.

De data heeft betrekking op de ledenlijst (NAW gegevens, email-gegevens en telefoongegevens van de leden),
de gegevens met betrekking tot verwantschappen in Zoo-Easy en de database waarin de resultaten van de uithoudingstesten en patella-resultaten zijn opgenomen.

Alle drie de databases voldoen niet aan de voorwaarden om een DPIA te houden en daarmee is de DPIA niet van toepassing.

Toegang tot data en update hiervan

Ledenlijst

Tot de ledenlijst hebben toegang:

  • de penningmeester, met als doel na te gaan of elk lid zijn/haar contributie betaald heeft;
  • het actieve lid dat de ledenadministratie bijhoudt, om mutaties te verwerken;
  • het bestuurslid of actieve lid dat zich bezighoudt met het clubblad, voor de NAW gegevens ter versturing van het clubblad

Jaarlijks wordt de lijst geüpdate op basis van betaalde contributie. Data van personen die niet betaald hebben of het lidmaatschap beëindigd hebben wordt verwijderd. De primaire verantwoordelijke voor de ledenlijst is de Ledenadministratie op basis van door de penningmeester aangeleverde gegevens en aanmeldingen nieuwe leden en opzeggingen van leden.

ZooEasy

Zoo Easy is een programma waarin de verwantschappen tussen de mopshonden wordt vastgelegd. Een van de doelstellingen is om bij voldoende vulling van de database de inteelt coëfficiënt van het ras in Nederland te bepalen.

Toegang tot ZooEasy hebben:

  • Een beperkt aantal actieve leden die zich aangemeld hebben om te helpen met het vullen van de database. Zij hebben schrijfrechten. Een van de actieve leden heeft administrator-rechten waarin nieuwe actieve leden kunnen worden toegevoegd of rechten kunnen worden ingetrokken.
  • De overige fokkers binnen de vereniging. Zijn hebben leesrechten tot de database.

In het geval een van de actieve leden of een van de fokkers het lidmaatschap opzegt, wijzigt de administrator zo snel mogelijk de toegangsrechten tot de database. Opgenomen honden in de database worden altijd bewaard om een zo compleet mogelijk beeld te hebben van de verwantschappen.

Database patella/uithoudingstest

Een van de actieve leden houdt een database bij van patellaresultaten en uithoudingstesten van de mopshonden waarmee gefokt wordt. Deze resultaten worden gebruikt om na te gaan of het fokreglement wordt nageleefd. Bij nieuwe nesten wordt nagegaan met de database of de ouderdieren voldaan hebben aan de geldende regels.

De database wordt lokaal beheer door het actieve lid. Het lid dat belast is met het verwerken van de dekkings- en geboorte-aangiften vraagt de gegevens van de ouderdieren op bij het actieve lid ter bepaling of het nest voldoet aan de door de vereniging gestelde eisen in het fokreglement.

Toestemming leden

Toestemming van de leden wordt gevraagd in de volgende gevallen:

  • bij aanmelding bij de vereniging staat in het aanmeld formulier expliciet vermeld dat de leden opgenomen worden in de ledenlijst. De ledenlijst zal nooit voor andere doeleinden gebruikt en data zal nooit ter beschikking gesteld worden van derden.
  • Bij aanmelding bij evenementen wordt expliciet vermeldt dat met aanmelding ook toestemming gegeven wordt tot publicatie op de website van de vereniging en op Facebook. Data van aanmeldingslijsten worden alleen gebruikt om na te gaan wie zich aangemeld heeft voor het evenement en wat de vergoediging hiervoor is, afhankelijk van het lidmaatschap
  • Bij een geboorte-aangifte wordt expliciet toestemming gevraagd tot het vermelden van de geboortegegevens op de website

Contracten met derde partijen

Er zijn geen contracten met andere partijen waar data van Commedia wordt gedeeld.

Uw rechten

U heeft jegens ons een aantal wettelijke rechten:

Inzage, verbetering of aanvulling, gegevenswissing, beperking van verwerking, overdracht van digitale data en het recht van bezwaar.

Hierna lichten wij die rechten toe. Ook leggen we uit hoe u deze rechten jegens ons kunt uitoefenen.

Recht van inzage

Op uw verzoek zullen wij u schriftelijk mededelen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Bij uw verzoek dient u zich te identificeren door middel van een kopie van uw rijbewijs of identificatiedocument. Ter bescherming van uw privacy wijzen we u op het volgende. Maak in deze kopie je pasfoto, MZR (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart.  Of maak gebruik de kopie ID app. In onze reactie lichten wij toe welke persoonsgegevens wij van u hebben verwerkt of nog verwerken, en geven wij daar een kopie van. Ook lichten wij toe voor welke doelen de gegevens zijn of worden verwerkt, met wie de gegevens worden gedeeld, hoelang deze naar verwachting nog zullen worden opgeslagen, en welke overige rechten u gelden kunt maken.

Verbetering of aanvulling

Als u inzage in de verwerking van uw persoonsgegevens hebt ontvangen, kunt u ons

verzoeken de onjuistheden te verbeteren of onvolledigheden aan te vullen. Gaan wij tot verbetering over dan ontvangt u van ons een aanvullende verklaring. Die verklaring ontvangen ook eventuele ontvangers van uw onjuiste of onvolledige gegevens.

Gegevenswissing

U kunt ons verzoeken  uw persoonsgegevens in onze systemen te wissen in een of meer van de volgende gevallen:

  • De persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verwerkt;
  • U trekt uw toestemming voor (verdere) verwerking in; en er is geen andere grondslag voor verwerking meer;
  • U maakt gemotiveerd bezwaar, en er zijn geen dwingende redenen om uw bezwaar niet te honoreren;
  • De persoonsgegevens zijn onrechtmatig door ons verwerkt;
  • Wij moeten uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting wissen.
  • Wij hebben uw gegevens door middel van mobiele telefonie- of internetdiensten verzameld.

Beperking verwerking

Als u een onjuistheid of onvolledigheid in uw persoonsgegevens bij ons hebt gemeld, kunt u ons verzoeken de verwerking te beperken zo lang wij uw verzoek in behandeling hebben. U mag ons ook om beperking van de verwerking van uw gegevens vragen als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken, of als u bezwaar tegen (verdere) verwerking daarvan hebt gemaakt. Na ontvangst van uw beperkingsverzoek zullen wij de gegevens alleen nog verwerken na verkregen toestemming of vanwege gewichtige redenen (zoals een gerechtelijke procedure).

Overdracht digitale data

Dat betekend dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u bezitten in een computerbestand naar u of een andere door u genoemde organisatie door te sturen

Bezwaar

U mag ten allen tijden bezwaar maken tegen verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Wij zullen verwerking van uw gegevens na ontvangst van uw bezwaar staken.

Uitoefenen rechten

Wilt u van een of meer van uw hiervoor opgesomde rechten gebruik maken,  dan kunt u  contact opnemen met ons via het e-mailadres. Mopshondenvereniging Commedia zal op uw verzoek binnen 4 weken beslissen, tenzij wij u binnen die termijn laten weten dat wij nog iets meer tijd nodig hebben. Worden uw persoonsgegevens verwerkt op grond van uw toestemming. Dan heeft u het

recht om uw toestemming in te trekken. Eventuele intrekking van uw toestemming laat eerdere verwerkingen op basis daarvan onverlet.

Ontvanger

Wij delen uw persoonsgegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten

Mopshondenvereniging Commedia, behalve in een van de volgende omstandigheden.

Uitvoering van een overeenkomst:

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derde organisaties is toelaatbaar wanneer dit noodzakelijk is om onze verplichtingen aan u na te komen. Daarnaast geven we uw gegevens door aan de postbezorger  om indien nodig de materialen/producten zoals een clubblad bij u te bezorgen.

Met uw toestemming

Met uw toestemming kunnen wij uw persoonsgegeven aan andere partijen doorgeven. De toestemming geldt alleen als duidelijk is waar u uw toestemming voor geeft en wat de gevolgen daarvan zijn.

Om juridische redenen

We delen persoonsgegevens als we van mening zijn dat openbaarmaking van de gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties.

Wettelijke verplichting

Indien een wettelijke verplichting dit van ons vereist, zullen wij uw persoonsgegevens verstrekken. 
Mopshondenvereniging Commedia maakt afspraken met de ontvangers van uw persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk zodat we onze diensten kunnen leveren, tenzij er een wettelijke plicht op ons rust om uw persoonsgegevens langer te bewaren. Hierna zullen wij voor zover mogelijk uw persoonsgegevens verwijderen als u hiermee instemt of opdracht toe geeft.

Beveiligen

Mopshondenvereniging Commedia neemt de bescherming van u gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan.

Als het idee bestaat dat gegevens toch niet goed beveiligd zijn, of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

Klachten

Heeft u een klacht  over het gebruik van uw persoonsgegevens en is na overleg met ons het niet naar tevredenheid verholpen. Dan wijzen wij u op de klachtenprocedure bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie is bevoegd om kennis te nemen van uw klacht.

Cookies

Wij maken op onze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. Deze wordt alleen gebruikt om statistieken van onze website mogelijk te maken.

Vragen?

Heeft u nog vragen? Stuur dan een e-mail met uw vraag naar: websitebeheer@commedia-mopshond.nl 

Deze privacyverklaring is in overeenstemming met de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij behouden ons het recht voor om de privacyverklaring periodiek te actualiseren. De nieuwste versie wordt op deze pagina gepubliceerd

U kunt geen inhoud op deze website kopiëren.

Facebook